SURAT KABAR, CIMAHI - Di balik meningkatnya beban perkara peradilan, persoalan pengelolaan arsip kerap luput dari perhatian publik. Padahal, arsip perkara merupakan jantung administrasi lembaga peradilan. Kondisi inilah yang kini dihadapi Pengadilan Agama Kota Cimahi, yang menyimpan ratusan ribu berkas perkara sejak berdiri pada 1967.
Memasuki usia hampir 59 tahun, Pengadilan Agama Kota Cimahi menghadapi tantangan serius berupa penumpukan arsip, termasuk dokumen yang telah berusia lebih dari tiga dekade. Situasi tersebut menuntut langkah strategis agar pengelolaan arsip tetap tertib, aman, dan relevan dengan perkembangan teknologi informasi.
Panitera Pengadilan Agama Kota Cimahi, Asep Kustiwa, menjelaskan bahwa pihaknya saat ini tengah menjalankan program alih media arsip perkara ke dalam format digital, sekaligus melakukan retensi arsip yang tersimpan di gedung pengadilan Jalan Ciawitali, Kota Cimahi.
Langkah ini merupakan bagian dari penataan menyeluruh terhadap arsip yang terhimpun sejak lembaga tersebut berdiri.
Asep memaparkan, penataan arsip di lokasi Jalan Terusan telah rampung dengan jumlah sekitar 26.952 (dua puluh enam ribu sembilan ratus lima puluh dua) berkas perkara periode 2012 hingga 2015.
"Sementara itu, hingga 6 Februari 2026, pemilahan arsip di Jalan Ciawitali sebanyak 34.611 (tiga puluh empat ribu enam ratus sebelas) berkas perkara tahun 2016 hingga 2018 juga telah rampung dan saat ini memasuki tahap alih media ke format digital sebagai bagian of modernisasi sistem kearsipan," terangnya saat dikonfirmasi, Kamis (26/2/26).
Program digitalisasi dan retensi arsip ini mulai dijalankan sejak Juli 2024, bertepatan dengan pelantikan Asep Kustiwa sebagai Panitera. Ia menargetkan proses tersebut dapat diselesaikan pada akhir 2026, dengan mempertimbangkan keterbatasan anggaran dan jumlah sumber daya manusia yang tersedia.
"Digitalisasi dan retensi arsip ini bertujuan untuk menjaga keamanan dokumen dari potensi kerusakan fisik seperti kelembapan, serangan rayap, dan faktor lainnya, sekaligus menyederhanakan pengelolaan kearsipan di tengah keterbatasan ruang arsip di Pengadilan Agama Kota Cimahi," bebernya.
Menurut Asep, tanpa langkah antisipatif sejak dini, tumpukan arsip perkara akan terus bertambah dan berpotensi menghambat kelancaran administrasi peradilan di masa mendatang.
"Jika tidak dimulai dari sekarang, tumpukan arsip perkara akan terus bertambah dan berpotensi menyulitkan administrasi peradilan di masa mendatang," imbuhnya.
Dalam praktiknya, proses digitalisasi dilakukan secara bertahap dan menuntut ketelitian tinggi. Setiap hari, tiga orang staf PPPK pada bagian kepaniteraan menyisir puluhan ribu berkas perkara satu per satu.
"Memeriksa kondisi fisik berkas, memilah arsip berdasarkan masa retensi, serta melakukan alih media ke bentuk digital guna memastikan dokumen tetap terjaga dan mudah diakses," tuturnya.
Melalui upaya tersebut, Pengadilan Agama Kota Cimahi berharap pengelolaan arsip perkara dapat menjadi lebih tertata, efisien, dan selaras dengan arah modernisasi layanan peradilan berbasis teknologi informasi, sekaligus menjamin keberlanjutan arsip sebagai dokumen penting lembaga peradilan.
"Digitalisasi ini juga memberikan manfaat nyata bagi para pencari keadilan, karena memudahkan petugas dalam mengakses arsip secara cepat dan akurat tanpa harus menelusuri berkas fisik secara manual di dua gedung lama yang berada di Jalan Terusan dan Jalan Ciawitali. Dengan demikian, pelayanan menjadi lebih efisien dan responsif," tandas Asep. (SAT)
Posting Komentar
Posting Komentar